LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN
PERENCANAAN
Proses
perencanaan terdiri dari 5 tahap :
1.
Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan
tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan
perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi
keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas
mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang
bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari
berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan
adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan
tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan
sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan
organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif
dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar
maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas
pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah
pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus
dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak
merumuskan tujaun organisasi disebabkan :
· Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer
dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal
dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi
kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada
penilaian tidak berhasil
· Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan satu tujuan umumnya takut
tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering
merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani
menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat
mungkin
· Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan
tujuan organisasi yang tepat, jika pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan
yang luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai
keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi
secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan
prasarana secara efktif dan efisien
· Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping
mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan
eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka
manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas
oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia
organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga
pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
· Kurang percaya diri. Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan
organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai
kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai
tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yang
lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.
Apa
yang dapat dikerjakan untuk membantu pemimpin/manajer didalam merumuskan
tujua organisasi secara efektif dan efisien. Pemimpin/manajer yang pengetahuannya
kurang memadai di bidang lingkungan eksternal organisasi membutuhkan bantuan di
bidang sistem informasi yang cukup memadai yang dapat disediakan dengan
berbagai cara yang berbeda-beda. Dalam program pengembangan manajemen
organisasi pemimpin/manajer akan melakukan kontak informal dari berbagi unit.
Departemen atau divisi yang berbeda-beda. Kontak informal ini membantu untuk
mengetahui berbagai hal yang ada diluar organisasi dan juga meningkatkan
kepercayaan diri pemimpin di dalam melaksanakan tugasnya. Berbagai kendala atau
ketakutan akan kegagalan akan dapat ditekan serendah mungkin jika organisasi
telah mempunyai komunikasi yang baik dan efektif dalam kaitannya dengan
penyusunan rencana. Bilamana perenecanaan merupakan proses yang mudah dimengerti
maka akan lebih mudah bagi setiap individu mengembangkan tujuannya serta akan
memperoleh bantuan di dalam mengembangkan rencana untuk mencapai nilai tujuan.
Bilamana teknik pengambilan keputusan dipakai secara meluas maka akan lebih
mudah menetapkan alternatif yang diperlukan untuk mencapai tujuan
lainnya. Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat
diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yang realisitis serta berbagai
cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan merupakan langkah yang
efektif di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan terhadap
mereka yang berhasil merupakan langkah kedua dan menyediakan respon yang
konstruktif dan mendukung ketika target masih belum tercapai merupakan langkah
ketiga yang tidak bisa di remehkan. Perencanaan secara tidak langsung terkait
dengan perubahan dan mengimplementasikan serta mengelola perubahan merupakan
bagian tugas yang penting bagi manajemen. Banyak cara yang harus dilakukan oleh
manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak
lain atau bawahan yaitu :
· Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya
termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam proses perencanaan
· Menyediakan informasi yang memadai bagi pegawai mengenai
rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai agar supaya mereka mau
mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang diharapkan dan
apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan efisien.
· Mengembangkan perencaan yang efektif dan efisien serta
implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan
kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
· Sadar akan dampak perubahan organisasi yang diusulkan dan
memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur
baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan kerja) maka
pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yang ada sereta
meyakinkan mereka yang berprasangka negatif
· Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan
bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di
dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan
skala prioritas dan waktu yang tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu
maka pemimpin/manajer harus menyadari konflik tujuan dan harus pula
menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan
dievaluasi. Berbagai aspek yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan
prioritas meliputi :
a.
Skala Prioritas Tujuan
Yang
dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai
terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala
prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam
mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang
mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi
menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan,
kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas
merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di
dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala
prioritas tersebut.
b.
Kerangka Waktu Tujuan
Di
dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap
gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan
akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu
secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh
berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian)
tidankan yang direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu
kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5
tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat
erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu
kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan
bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran
(dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi
tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya
dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam
jangka pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai
satu kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena
itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada
salah satu unsur waktu saja.
c.
Konflik Diantara Tujuan
Organisasi
akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak
yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang
berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh
yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak
yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan
organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang
bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan
sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan
manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari
berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
d.
Pengukuran Tujuan
Tujuaan
organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar
dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan
spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu
maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus
diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya
serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya
ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan
diberbagai bidang fungsi kegiatan.
2.
Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa
jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil
mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya
sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan.
Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat
dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan
dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena
itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang
pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan
petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah
berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn
perencanaan untuk masa yang akan datang.
3.
Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap
penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan
yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan
dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin
tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek
(terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih
memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada
memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek
akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan
memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam
melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat
dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan
pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau
menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).
4.
Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yang
dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu
berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi
aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan
tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli
akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna
mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala
kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer
menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang
terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu
pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan
sinyal dini bagi manajer.
5.
Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun
perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan
yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode
pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di
lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode
pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi
permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang
sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis
berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan
dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar